Kişisel Verilerin Korunması Kanunu

1. VERİ SORUMLUSUNUN KİMLİĞİ

6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu ("KVKK") ve ilgili mevzuat uyarınca, Tomris Partners (bundan sonra "Şirket" veya "Tomris Partners" olarak anılacaktır), kişisel verilerinizin işlenmesinde "Veri Sorumlusu" sıfatına haizdir.

Şirketimiz; yapay zeka tabanlı CRM ve yönetim panelleri, otonom iletişim kanalları yönetimi (WhatsApp, Instagram, Telegram vb. bot ve otomasyon altyapıları), vize danışmanlığı süreç yönetimi ve diğer dijital hizmetler alanında faaliyet göstermektedir. Tomris Partners, faaliyet alanlarında müşterilerine, çalışanlarına, ziyaretçilerine ve iş ortaklarına ait kişisel verilerin korunmasını anayasal bir yükümlülük ve kurumsal bir öncelik olarak kabul etmektedir.

2. İŞLENEN KİŞİSEL VERİ TÜRLERİ

Tomris Partners ile kurduğunuz iletişim, web sitelerimizi ziyaretleriniz ve sağlanan hizmetlerden faydalanmanız kapsamında aşağıdaki kişisel verileriniz işlenmektedir:

• Kimlik Bilgileri: Adınız, soyadınız, T.C. kimlik numaranız (ilgili form veya belge doğrulama testlerinde sağlanması halinde), doğum tarihiniz.
• İletişim Bilgileri: Telefon numaranız, e-posta adresiniz, WhatsApp iletişim numaranız, sosyal medya kullanıcı hesap bilgileriniz.
• IP Adresi ve Cihaz Bilgileri: Sunucu erişim logları kapsamında toplanan IP adresiniz, cihaz işletim sisteminiz, tarayıcı türünüz, cihaz modeliniz ve ekran çözünürlüğünüz.
• Kullanım Verileri: Web sitemizdeki tıklama yolları, kalış süreleri, sayfa yönlendirmeleri, çerezler (cookies) aracılığıyla toplanan davranışsal veriler.
• Mesaj İçerikleri: WhatsApp, Instagram, Telegram ve web chat widget'ları üzerinden yapay zekaya veya müşteri temsilcilerimize gönderdiğiniz metinler, dokümanlar, medya dosyaları.
• Sesli Görüşme Kayıtları: Müşteri Sesli Arama Simülatörü ve çağrı merkezimiz ile gerçekleştirdiğiniz sesli görüşmelerin dijital ses kayıt dosyaları ve transkript verileri.
• Müşteri Temsilcisi Görüşmeleri: Destek talepleriniz, şikayetleriniz veya bilgi edinme amacıyla gerçekleştirdiğiniz canlı yazışma ve çağrı geçmişi.
• Lokasyon Verileri: IP adresinizden veya verdiğiniz izinler doğrultusunda tarayıcınızdan elde edilen yaklaşık coğrafi konum bilgisi.
• İşlem Güvenliği Verileri: Sisteme giriş logları, kullanıcı şifreleri (şifrelenmiş biçimde), güvenlik duvarı ve WATCHDOG log kayıtları, siber saldırı önleme verileri.
• Pazarlama Verileri: Kampanya katılım bilgileri, anket yanıtları, kullanıcı memnuniyeti geri bildirimleri, tercih ettiğiniz hizmet kategorileri.
• Talep ve Şikayet Kayıtları: İletişim formları, e-postalar veya destek paneli üzerinden iletilen tüm hata bildirimleri, teknik destek talepleri ve şikayet dokümanları.

3. KİŞİSEL VERİ TOPLAMA YÖNTEMLERİ

Kişisel verileriniz, tamamen veya kısmen otomatik yollarla ya da bir veri kayıt sisteminin parçası olmak kaydıyla otomatik olmayan yöntemlerle, aşağıda belirtilen kanallar aracılığıyla toplanmaktadır:

• Web Sitemiz ve Simülatörler: Canlı demo sayfası, iletişim formu, başvuru ekranları ve test lab modülleri aracılığıyla yapılan doğrudan veri girişleri.
• Mesajlaşma Sistemleri ve API Entegrasyonları: WhatsApp Business API, Telegram Webhook, Instagram Direct Message entegrasyonlarımız üzerinden gönderilen mesajlar ve dosyalar.
• Sesli Görüşmeler ve PBX Santralleri: Yapay zeka sesli arama motoru (ElevenLabs, Twilio, Netgsm vb.) ve çağrı merkezimiz ile yapılan telefon görüşmeleri.
• Otomatik Sistemler ve AI Botlar: Sitemizi ziyaretiniz veya otonom botlarla yazışmalarınız sırasında yapay zekanın kullanıcı girdilerini işleme süreçleri.
• Çerezler ve Takip Teknolojileri: Sitedeki kullanıcı deneyimini iyileştirmek, trafik analizi yapmak ve pazarlama faaliyetlerini optimize etmek amacıyla kullanılan birinci ve üçüncü taraf çerezler.

4. KİŞİSEL VERİLERİN İŞLENME AMAÇLARI

Toplanan kişisel verileriniz, KVKK'nın 4. maddesinde öngörülen genel ilkelere (hukuka ve dürüstlük kurallarına uygun olma, doğru ve gerektiğinde güncel olma, belirli, açık ve meşru amaçlar için işlenme, işlendikleri amaçla bağlantılı, sınırlı ve ölçülü olma, ilgili mevzuatta öngörülen veya işlendikleri amaç için gerekli olan süre kadar muhafaza edilme) uygun olarak aşağıdaki amaçlarla işlenmektedir:

• Hizmet Sunumu ve Operasyonel Süreçler: Şirketimizin sunduğu yapay zeka entegrasyonları, vize otomasyonları ve CRM sistemlerinin kararlı bir şekilde çalıştırılması.
• Müşteri İlişkileri Yönetimi (CRM): Taleplerinizin takibi, müşteri kartlarının oluşturulması ve sizinle kesintisiz iletişim sağlanması.
• Satış ve Pazarlama Faaliyetleri: Demo taleplerinin değerlendirilmesi, yeni ürün ve hizmetlerimiz hakkında bilgilendirmeler yapılması, analizlerin raporlanması.
• Yapay Zeka ve Dil Modellerinin Geliştirilmesi: Otonom yazışma ve ses sistemlerimizin doğruluğunu artırmak, Türkçe dil modellerini eğitmek ve ses sentezleme kalitesini optimize etmek.
• Otomatik Yanıt Altyapılarının İyileştirilmesi: Chatbot ve sesli arama botlarımızın müşteri hitap, yanıt hızı ve bağlamsal doğruluk kriterlerinin iyileştirilmesi.
• Güvenlik ve Dolandırıcılığı Önleme: Domain ve lisans güvenliğinin kontrol edilmesi, bot ve kötü niyetli siber saldırıların tespiti, IP engelleme ve Watchdog log analizleri.
• Hukuki Yükümlülüklerin İfası: Yetkili kamu kurum ve kuruluşlarından gelen bilgi taleplerinin karşılanması ve 5651 sayılı İnternet Ortamında Yapılan Yayınların Düzenlenmesi Kanunu kapsamındaki trafik verilerinin saklanması.
• Performans Analizleri: Sunucu işlem sürelerinin, cURL gecikmelerinin ve API entegrasyonlarının performans optimizasyonu.

5. VERİ İŞLEMENİN HUKUKİ DAYANAKLARI

Kişisel verileriniz, KVKK Madde 5 ve Madde 6 çerçevesinde aşağıda belirtilen hukuki sebeplere dayanılarak işlenmektedir:

• Açık Rıza: Demo aramaları, ses kayıt analizleri ve yapay zeka geliştirme süreçleri için kullanıcıların verdiği açık rıza beyanı.
• Sözleşmenin Kurulması ve İfası: Şirketimiz ile aranızda kurulacak vize danışmanlığı, CRM lisans sözleşmesi veya hizmet alım anlaşmalarının yürütülmesi için veri işlenmesinin zorunlu olması.
• Hukuki Yükümlülüğün Yerine Getirilmesi: Şirketimizin tabi olduğu kanunlar (VUK, KVKK, 5651 Sayılı Kanun vb.) kapsamındaki yasal sorumluluklarımızın yerine getirilmesi.
• Veri Sorumlusunun Meşru Menfaati: Temel hak ve özgürlüklerinize zarar vermemek kaydıyla, siber güvenliğin sağlanması, sistem optimizasyonu, hizmet kalitesinin artırılması ve lisans haklarımızın korunması amacıyla veri işlenmesinin zorunlu olması.

6. VERİ AKTARIMI VE ALICILAR

Kişisel verileriniz, yukarıda belirtilen amaçların gerçekleştirilmesi doğrultusunda ve KVKK'nın 8. ve 9. maddelerine uygun olarak üçüncü taraflarla paylaşılabilmektedir:

• Yurt İçi ve Yurt Dışı Altyapı Sağlayıcıları: Yapay zeka servis sağlayıcılarımız (Gemini API / Antigravity Local Proxy, ElevenLabs ses sentezleme API'leri, Twilio ve Netgsm SMS/Arama santralleri) ile teknik entegrasyon kapsamında veri aktarımı yapılabilmektedir.
• Hosting ve Bulut Sağlayıcıları: Web sitelerimizin ve veritabanlarımızın barındırıldığı veri merkezleri (yurt içi ve yurt dışı lokasyonlu cloud sistemler) ve e-posta sunucu sağlayıcıları.
• İş Ortakları ve Alt Yükleniciler: Hizmetlerin yerine getirilmesinde iş birliği yaptığımız vize danışmanlığı aracı kurumları, finansman sistemleri ve teknik destek ekipleri.
• Yetkili Kamu Kurumları: Yasal bir zorunluluk olması durumunda veya adli süreçlerin işletilmesi amacıyla mahkemeler, savcılıklar ve emniyet birimleri ile yasal sınırlar dahilinde veri paylaşılmaktadır.

7. SAKLAMA SÜRELERİ VE TEKNİK/İDARİ GÜVENLİK ÖNLEMLERİ

Verileriniz, işleme amacının gerektirdiği süre boyunca ve yasal zaman aşımı süreleri dikkate alınarak saklanır. Bu doğrultuda; demo test kayıtları (görüşmeler, loglar ve mesaj geçmişleri) 1 (yıl) süreyle saklanır, ardından geri döndürülemeyecek şekilde silinir veya anonim hale getirilir.

Kişisel verilerinizin güvenliğinin sağlanması amacıyla Tomris Partners tarafından aşağıdaki idari ve teknik tedbirler alınmaktadır:

• Şifreleme: Tüm hassas veriler veritabanında şifrelenmiş (AES-256) biçimde saklanmaktadır. Web tarayıcısı ile sunucu arasındaki tüm veri akışı SSL (HTTPS) protokolü ile korunmaktadır.
• Erişim Kontrolleri: Müşteri ve sistem verilerine erişim, yalnızca yetkilendirilmiş teknik personel ve süper yöneticiler ile sınırlandırılmıştır. Rol tabanlı yetkilendirme (RBAC) uygulanmaktadır.
• Loglama ve İzleme: Sunucu üzerindeki tüm cURL sorguları, API çağrıları, dosya yüklemeleri ve sisteme giriş denemeleri anlık olarak günlüğe (log) kaydedilmekte ve şüpheli durumlar WATCHDOG sistemi tarafından izlenmektedir.
• Dosya Güvenliği: "AI Belge Zekası" modülü üzerinden yüklenen tüm dokümanlar (kimlik, diploma vb.), veri ayıklama işlemi bittikten hemen sonra yerel disklerden kalıcı olarak silinmektedir.

8. KULLANICI HAKLARI (KVKK MADDE 11)

Kişisel veri sahibi olarak, Kanun’un 11. maddesi uyarınca Tomris Partners'a başvurarak aşağıdaki haklarınızı kullanabilirsiniz:

• Kişisel verilerinizin işlenip işlenmediğini öğrenme,
• Kişisel verileriniz işlenmişse buna ilişkin bilgi talep etme,
• Kişisel verilerinizin işlenme amacını ve bunların amacına uygun kullanılıp kullanılmadığını öğrenme,
• Yurt içinde veya yurt dışında kişisel verilerinizin aktarıldığı üçüncü kişileri bilme,
• Kişisel verilerinizin eksik veya yanlış işlenmiş olması hâlinde bunların düzeltilmesini isteme,
• Kanun'un 7. maddesinde öngörülen şartlar çerçevesinde kişisel verilerinizin silinmesini veya yok edilmesini isteme,
• Düzeltme, silme ve yok etme işlemlerinin kişisel verilerinizin aktarıldığı üçüncü kişilere bildirilmesini isteme,
• İşlenen verilerin münhasıran otomatik sistemler vasıtasıyla analiz edilmesi suretiyle aleyhinize bir sonucun ortaya çıkmasına itiraz etme,
• Kişisel verilerinizin kanuna aykırı olarak işlenmesi sebebiyle zarara uğramanız hâlinde zararın giderilmesini talep etme.

9. BAŞVURU YÖNTEMİ

Yukarıda belirtilen haklarınızı kullanmak için, kimliğinizi tevsik edici belgeler ile birlikte yazılı talebinizi Şirketimizin Mecidiyeköy Yolu Caddesi Kuştepe Mah. No:12, Mecidiyeköy Mahallesi, 34400 Şişli/İstanbul adresine ıslak imzalı olarak veya kayıtlı elektronik posta (KEP) adresimiz, güvenli elektronik imzanız ya da Şirketimize daha önce bildirdiğiniz ve sistemlerimizde kayıtlı bulunan e-posta adresiniz üzerinden info@tomrispartners.org.tr adresine gönderebilirsiniz.

Talepleriniz, Şirketimize ulaştığı tarihten itibaren en geç otuz (30) gün içerisinde ücretsiz olarak sonuçlandırılacaktır. Ancak, işlemin ayrıca bir maliyeti gerektirmesi hâlinde, Kişisel Verileri Koruma Kurulu tarafından belirlenen tarifedeki ücret talep edilebilecektir.

10. YAPAY ZEKA GÖRÜŞME ANALİZLERİ VE GÜVENLİK UYARISI

Tomris Partners tarafından sunulan "Müşteri Sesli Arama Simülatörü", "Otonom AI Chat Simülatörü" ve "Belge & El Yazısı Zekası" modülleri, yapay zekanın analiz yeteneklerini test etmek üzere tasarlanmıştır. Bu sistemlerle yaptığınız tüm yazılı ve sesli görüşmeler ile yüklediğiniz evrakların yapay zeka motorlarımız (Gemini ve yerel proxy altyapısı) tarafından anlamlandırıldığını, kalite kontrolü ve model eğitimi amacıyla kaydedilebileceğini kabul etmektesiniz. Lütfen test ortamında kendinize veya üçüncü şahıslara ait hassas nitelikli özel verileri (sağlık bilgileri, finansal şifreler vb.) paylaşmamaya özen gösteriniz.