Veri Saklama ve İmha Politikası

1. POLİTİKANIN AMACI VE YASAL DAYANAK

İşbu Veri Saklama ve İmha Politikası, **Tomris Partners** ("Şirket") tarafından işlenen kişisel verilerin, KVKK’nın 7. maddesi ve Kişisel Verilerin Silinmesi, Yok Edilmesi veya Anonim Hale Getirilmesi Hakkında Yönetmelik gereğince; saklanması, silinmesi, yok edilmesi veya anonim hale getirilmesine ilişkin usul ve esasları belirlemek amacıyla hazırlanmıştır.

2. VERİ SAKLAMA SÜRELERİ

Şirketimiz bünyesinde işlenen veriler, yasal saklama süreleri veya işleme amacının gerektirdiği süreler boyunca saklanır. Sürelerin belirlenmesinde aşağıdaki kriterler esas alınmıştır:

• Müşteri İletişim ve Talep Verileri (Ad, telefon, e-posta): Ticari meşru menfaat ve olası hukuki uyuşmazlıklarda delil niteliği taşıması sebebiyle, son etkileşim tarihinden itibaren 3 yıl süreyle saklanır.
• Demo Test Verileri (Sohbet geçmişleri, OCR çıktıları): Canlı demo kullanım kalitesinin analizi amacıyla, kaydın oluşturulmasından itibaren en fazla 30 gün süreyle saklanır ve bu süre sonunda otomatik imha edilir.
• Ses Kayıtları ve Konuşma Transkriptleri: Yapay zeka ses botu eğitimlerinde kullanılan görüşme ses kayıtları, veri sahibinin açık rızası kapsamında en fazla 6 ay süreyle saklanır.
• Finansal ve Muhasebe Kayıtları: Fatura ve tahsilat işlemleri gibi vergi mevzuatına tabi belgeler yasal zorunluluklar gereği 10 yıl süreyle saklanır.
• IP Adresleri ve Trafik Logları: 5651 sayılı kanun uyarınca, siber güvenlik denetimlerinin sağlanması amacıyla strictly 2 yıl boyunca güvenli log sunucularımızda saklanır.

3. VERİ İMHA YÖNTEMLERİ

Saklama süresi sona eren veya veri sahibinin haklı talebi üzerine imha edilmesi gereken kişisel veriler, Şirketimiz tarafından aşağıdaki yöntemlerden biriyle silinir veya yok edilir:

• Kişisel Verilerin Silinmesi: Veritabanı yöneticileri hariç diğer çalışanlar için verilere erişim kalıcı olarak kapatılır.
• Kişisel Verilerin Yok Edilmesi: Verilerin fiziksel veya manyetik ortamlardan geri döndürülemeyecek şekilde yazılımsal olarak üzerine yazılması (ciphering/wiping) veya fiziksel olarak imha edilmesi.
• Anonim Hale Getirme: Verilerin hiçbir şekilde belirli veya belirlenebilir bir gerçek kişiyle ilişkilendirilemeyecek hale getirilmesi (veri kümesinin maskelenmesi, genelleştirilmesi).

4. PERİYODİK İMHA SÜRECİ

Şirketimiz, saklama süresi dolan verilerin tespiti ve imhası için her yılın Haziran ve Aralık aylarında olmak üzere 6 ayda bir periyodik imha işlemi gerçekleştirir. Bu işlemler sistem logları ile kayıt altına alınır ve bu loglar en az 3 yıl süreyle saklanır.